Cada vez más se viene hablando en Colombia de la facturación electrónica y esta modalidad de facturación viene cobrando vigencia e importancia. Por tanto, la dirección de impuestos y aduanas nacionales ha venido reglamentando quienes están obligados a facturar electrónicamente y la posibilidad de que otras empresas y personas comiencen a hacerlo de manera voluntaria.
Existe un marco normativo que reglamenta la facturación y específica además calendarios para que las empresas, acorde con sus características y actividad económica entren a considerarse como obligadas a facturar electrónicamente. El estatuto tributario sienta las bases de este tipo de facturación que se detalla entre otros, en el Decreto 2242 de 2015 y su recopilación en el Decreto 1625 de 2016.
Esta breve introducción ofrece un primer panorama que se hace fundamental si se quiere tomar la decisión de facturar de manera electrónica o se está obligado a hacerlo. La factura electrónica implica cambios importantes para la empresa, por ello se muestran las ventajas y beneficios que tiene esta modalidad.
Lo primero que se debe mencionar es el ciclo de la factura electrónica que es mucho más simple, al estar soportado en medios tecnológicos se presenta menos pasos en éste con relación a la facturación tradicional, es decir, que el proceso consiste en breves pasos que son: la generación de la factura con validación en tiempo real por parte de la DIAN, envío y recibo electrónico, el registro y la contabilidad (también electrónico) y el pago.
La reducción del ciclo mencionado implica una obvia simplificación de procesos, pero esta no es la única ventaja de la facturación electrónica se pueden identificar entre otras las siguientes ventajas:
Ventajas
1. Facilita la relación con clientes y proveedores:
Como se mencionó se hace más eficiente el proceso (ciclo de factura) además, en caso de que el cliente no cuente con sistema de facturación electrónica y por tanto requiera factura tradicional, se puede entregar representación gráfica de la factura electrónica.
Se debe mencionar en la relación con los clientes, que los receptores que sí cuentan con facturación electrónica tendrán la posibilidad de automatizar la interoperabilidad con sus sistemas empresariales, facilitando procesos para ambos.
2. Abre la posibilidad de simplificar procesos de negocios internacionales:
Con la factura electrónica se pueden realizar facturas multi idiomas si el tipo de negocio lo requiere.
Adicionalmente si la factura electrónica es entregada al adquirente en formato electrónico de generación, no habrá lugar a apostilla; acorde con las normas de cada país. Vale decir que si al adquirente se le entrega una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso, dicho documento podrá apostillarse siempre y cuando las normas del país así lo exijan.
3. Un obligado a facturar que lo haga electrónicamente, podrá continuar utilizando los documentos equivalentes a la factura que la normativa le autoriza para registrar sus ventas.
4. Ahorro de papel y posibilidad de representación Gráfica (mayor libertan al imprimir los formatos):
Quienes facturen de forma electrónica pueden en algunos casos, entregar la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tienen medios para recibir electrónicamente la factura. Aunque para la recepción de una factura electrónica lo único requerido es una dirección electrónica a donde llegarán, aún se puede enviar la representación gráfica cuando el cliente no pueda recibirla electrónicamente.
Incluso cuando se deba imprimir y enviar una representación gráfica de la factura electrónica, hay ahorro o flexibilidad en el consumo de papel, pues el tipo de papel que utilizará el facturador para ello es una decisión empresarial.
Estas ventajas son propias de la factura electrónica, y están relacionadas con algunas de las características mínimas de este tipo de facturación. Adicionalmente es importante reconocer otros beneficios que pueden generarse.
Beneficios:
1. Automatiza procesos internos de cada compañía
Permite que la compañía optimice recursos gracias a que, como se mencionó, hay mayor agilidad en el ciclo de facturación. Un sistema de factura electrónico óptimo puede incluso permitir la interrelación de los softwares contables con la facturación electrónica.
2. Facilita cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarías
Como se especificó en el ciclo de factura, la validación con la dirección de impuestos y aduanas nacionales se da en tiempo real; cuando el sistema presenta contingencias a través de otros medios digitales en la página de DIAN se pueden registrar las facturas. Es decir, cuando una empresa ha implementado el sistema de factura electrónica con proveedores autorizados, no requiere reportes adicionales pero puede haber contingencias que son reportadas a través del WebService que permite enviar uno a uno cada documento electrónico (factura de venta, nota débito, nota crédito, factura de exportación y factura de contingencia). Además el servicio FTP se usa para enviar masivamente documentos electrónicos. Quienes facturen electrónicamente podrán elegir cualquiera de las dos formas para entregar a la DIAN los documentos electrónicos generados según lo requiera.
En últimas las autoridades de impuestos y aduanas tienen formas más expeditas de recibir información y las empresas que han adoptado factura electrónica un mayor control sobre estos procesos.
3. Reduce tiempos y costos en cada proceso.
4. Promueve la cultura digital.
Un beneficio adicional de la facturación electrónica es que permite en las organizaciones que la adoptan procesos cada vez más enfocados en lo digital, permitiendo integrarse a las trasformaciones necesarias para la competitividad y el aprendizaje de los empleados.
5. Optimiza la trazabilidad, conociendo el estado de cada documento en tiempo real
Gracias a los sistemas propios de facturación digital hay mayor control; en el caso de la DIAN dispone del servicio para que los contribuyentes que facturaron electrónicamente y remitieron los documentos a la entidad, consulten el estatus de cada una de las facturas luego de realizadas las validaciones correspondientes.
Son pues muchas las ventajas y los beneficios de la facturación electrónica. Su implementación en la empresa puede ser positiva, mejorar los procesos internos y la relación con organizaciones y clientes que ya la han implementado. Se recomienda una asesoría de expertos en la búsqueda del mejor sistema habilitado para facturación electrónica que cumpla con la normatividad y se adapte a las necesidades de la empresa.
