Cuando se habla de los modelos de facturación en Colombia, más que referirnos a la forma cómo se debe realizar la factura, aspectos que se encuentran regulados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- y la normatividad que emite esta entidad y otras del sector tributario en Colombia, nos referimos a los métodos que son aceptados según dicha normatividad.
En otras palabras, este artículo busca presentar cuatro métodos o modelos de facturación, aceptados por el estatuto tributario, que corresponden a la factura electrónica, la factura preimpresa, la facturación por computador, que como veremos es diferente de la factura electrónica y facturación POS.
Es importante mencionar que la normatividad para el caso colombiano corresponde al Estatuto Tributario a las diferentes resoluciones y circulares que emite la DIAN. Es declarar que si bien el estatuto tributario se encuentra vigente ha sufrido diferentes modificaciones a través de leyes razón por la cual es necesaria una actualización constante de los profesionales responsables de la facturación para el cumplimiento a la legislación vigente.
Características mínimas de una factura de Venta:
Como generalidades de toda factura, vale recordar que estas deben como mínimo:
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT- del vendedor o de quien presta el servicio.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, aprobado por la DIAN.
- Fecha de expedición de la factura.
- Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- Detalle de impuestos que aplican
Para ampliar la información sobre las características y requisitos de las facturas de venta pueden consultar:
Factura de venta. Definición y Características.
Como se mencionó anteriormente no solo basta con cumplir con las características de las facturas, es necesario ajustarse a las normas vigentes. Aunque la normatividad puede cambiar para dar respuesta a los cambios sociales, administrativos, tecnológicos y tributarios, cómo normatividad que rige hoy, en especial lo concerniente a la facturación, cabe destacar
- Estatuto Tributario
- Leyes tributarias.
- Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.
- Decreto 1468 del 13 de agosto de 2019.
- Resoluciones y Circulares emitidas por la DIAN. Como ejemplo la resolución 005 de 2016.
Para dar cumplimiento a las exigencias legales, se hace necesario entonces emitir y exigir facturas acordes con los modelos mencionado y que se describen mejor a continuación.
Factura Preimpresa o Talonario.
La facturación en papel ha sido característica por mucho tiempo en nuestro país, se elabora manualmente; cuando se utilizan talonarios estos son membretados o timbrados, incluyen los datos de la empresa que emite la factura como su dirección, razón social de la compañía, entre otros, es de importancia que incluya el número de la factura. Este tipo de factura se encuentra regido por el estatuto tributario.
Se debe mencionar la necesidad de la numeración, la cual debe estar aprobada por la DIAN en especial para aquellos que utilizan formularios de papel para la emisión de la factura. Además deben estar claros los datos de la empresa que imprime las facturas.
La facturación por computador
Se caracteriza por una elaboración electrónica, es decir se utiliza un software en el equipo de cómputo para elaborar la factura, pero en general, este tipo de facturas se entrega física (impresa) al comprador del producto o beneficiario del servicio. Por tanto, las empresas que emiten la factura no están obligadas a conservar una copia física de la misma.
Estas facturas deben ser elaboradas por un software de facturación que cumpla con los requisitos exigidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales. La factura por computador también debe contar con la numeración aprobada por la DIAN, el software en el cuál se elabora debe ser especializado para este fin y son diferentes a la facturación electrónica, pues, aunque haya un soporte digital de la factura la facturación electrónica, como se verá más adelante tiene otra serie de requisitos.
La facturación con sistema POS
Es aquella en la cual se utilizan máquinas registradoras para la emisión de facturas, son bastante utilizados por grandes medianas y pequeñas empresas para agilizar procesos de facturación en puntos de venta, como es el caso de la mayoría de los almacenes y grandes superficies.
Los sistemas de este tipo requieren de varios requisitos para poder ser aprobadas, pues al igual que las demás facturas deben contar con los datos exigidos, en este tipo de sistema además debe haber un control diario de las facturas emitidas. Desde 2016 se reconocían los sistemas POS como un conjunto de hardware y software que permite la programación control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta como emisión de etiquetas, facturas comprobantes, etcétera. También requiere numeración autorizada por la DIAN.
A partir de los cambios en la legislación y en la exigencia de que aumente la facturación electrónica para el año 2020, se ha propuesto que si bien estos sistemas siguen siendo válidos como un soporte de la transacción, no tienen validez fiscal, es decir se ha planteado que el contribuyente que va a soportar fiscalmente los pagos realizados debe solicitar al proveedor del bien y servicio que le emita una factura respectiva.
La factura electrónica
Finalmente se encuentra la decisión de usar un software para la facturación completamente electrónica. Lo primero a mencionar es que el software a utilizar y el proveedor de este deben contar con certificación. No es una decisión ligera, hay empresas que están obligadas a migar a este tipo de facturación y quienes lo hagan, antes de tomar la decisión deben informar a la DIAN que se optará por este tipo de facturación.
Cuando la empresa decide utilizar los servicios de facturación electrónica, también debe informar a la DIAN los datos del tercero que prestará este servicio, su razón social y NIT así como los datos relativos a las certificaciones de calidad con las que cuentan.
Existen pues diferentes modelos de facturación en Colombia, todos válidos, siempre y cuando estén debidamente registrados ante la DIAN y se cumplan con las exigencias de la entidad. El tipo de modelo a utilizar depende de las características de la empresa que emite la factura, sus obligaciones tributarias y las de sus clientes, por esto siempre es necesario la orientación de expertos para tomar cualquier decisión, buscando que sea efectiva y este ajustada a la legislación nacional.
