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La factura de venta es uno de los documentos de mayor importancia para las empresas y consumidores en general; permite conocer con claridad el valor de los productos vendidos o servicios prestados, los impuestos correspondientes que se generan y pagan en la transacción, es indispensable para soportes contables y legales y al ser un título valor puede ser objeto de procesos o transacciones mercantiles.

Para más información ver el artículo: Factura de venta definición y características

Si se reconoce la importancia de este documento, es necesario conocer que acorde a la normatividad de cada país, no solo se debe exigir a quien vende un producto o presta un servicio que la emita y la entregue, además se debe conocer cuando se está obligado a expedirla. Como recomendación la factura debe cumplir los estándares mínimos que en el caso colombiano son determinados por la normatividad en la materia y son soportados ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

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¿Quiénes deben emitir facturas?

En general se ha asumido que solo realizan factura de venta las empresas responsables del pago y retención de impuestos, sin embargo, es importante aclarar que se conoce como obligados a facturar a las personas naturales y jurídicas que, por su actividad económica, son responsables de impuestos sobre las ventas y por tanto deben soportar con factura o documento equivalente el detalle y valor de los productos vendidos o servicios prestados.

En detalle se consideran en Colombia obligados a facturar:

  1. Los responsables del impuesto sobre las Ventas.
    Esta es la base que proporciona el estatuto tributario, hace referencia a que en todas las operaciones que realicen quienes son responsables de impuesto sobre las ventas deben emitir factura o documento equivalente.
    Son responsables acordes al estatuto tributario, las personas o empresas que presten servicios gravados con el IVA, los comerciantes y los importadores. Estos cobran, recaudan y transfieren a la Dian los recursos correspondientes.
  2. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
    La calidad de comerciante hace relación al desarrollo profesional de actividades que la ley considera mercantiles. Estas actividades están definidos, por ejemplo en el código de comercio, y en general hacen relación a la compra de bienes y servicios para su futura enajenación.
  3. Quienes ejerzan profesiones liberales.
    Se debe señalar que se entiende por profesiones liberales. Una definición de estas habla de aquellas donde predomina el ejercicio del intelecto, pero que además es reconocida por el estado y requiere un título académico para su práctica. En este caso no hay obligación de matricularse en la cámara de comercio, pues si se presta un servicio relacionado con el saber específico adquirido no se es comerciante. Sin embargo, la prestación de servicios profesionales puede ser objeto de obligación de factura. En estos casos el documento equivalente es por lo general la cuenta de cobro, esto cuando la actividad o servicio prestado está exento del impuesto sobre las ventas.
  4. Aquellos que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
  5. Los tipógrafos y litógrafos
Quiénes no están obligados a facturar

¿Cómo se determina quien está obligado a facturar?

Es importante aclarar que como se mencionó la obligación de facturar está ligada a la responsabilidad sobre impuestos y en esa medida guarda relación con los topes de ingresos y patrimonio que hace que una empresa o persona sea o no responsable de impuestos. Se requiere además conocer los productos y servicios que son exentos o excluidos del pago de impuestos.

En este sentido, se debe acudir a la normatividad colombiana, en especial el Estatuto tributario, aunque este documento es la guía general para este aspecto hay que seguir la normatividad y la vigencia de esta.

En general, la normatividad está también resumida en el Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria de 2016. A raíz de las más recientes reformas tributarias, incluida la ley de financiamiento de 2019, se han presentado modificaciones importantes que incluyen la eliminación de las expresiones régimen común y régimen simplificado, se enfatiza entonces, que la normatividad puede presentar cambios, por eso la recomendación es buscar siempre la asesoría de expertos en la materia.

¿Quiénes no están obligados a facturar?

Es importante mencionar que aún sin que se esté obligado a emitir factura las empresas o personas pueden optar por hacerlo, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos establecidos en la materia.

Hay además algunas excepciones, empresas que en sus operaciones cotidianas no están obligadas a facturar, vale aclarar que la no obligación hace referencia exclusiva a las actividades inherentes o propias de la actividad misma, por lo tanto, no excluye la obligación de hacerlo para otro tipo de servicios prestados o productos vendidos, entre otros se cuentan como no obligados:

  1. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
  2. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
  3. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;
  4. Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados
  5. Los Bancos, las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento
  6. Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

La obligación de emitir factura entonces implica conocer la normatividad nacional de manera precisa. Está, además de lo mencionado, relacionada con los montos de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA. Por tanto, se hace necesario como una forma de facilitar las relaciones comerciales, incluso para personas naturales que prestan servicios como profesionales liberales, asesorarse de expertos que permitan orientar las necesidades de la empresa o persona en relación con la facturación, en el marco del cumplimiento de las exigencias legales en la materia.

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