La facturación electrónica, exige en Colombia el cumplimiento de unos requisitos adicionales a los de otros tipos de facturación. Cabe recordar que independientemente del tipo de facturación este documento debe cumplir con unos mínimos como son la numeración respectiva y autorizada, el detalle de los productos, identificación de comprador y proveedor, entre otros.
Para mayor detalle se puede consultar: La factura de venta en Colombia: conoce los modelos
Es decir, que así se utilice la facturación electrónica, ésta inicialmente debe cumplir con todos los lineamientos establecidos en el estatuto tributario para la facturación y con las particularidades de la factura electrónica. Cuando se habla de factura electrónica se entiende la referencia a “los sistemas de facturación, que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios de conformidad con lo indicado en artículo 616-1 del Estatuto Tributario y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características y condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos”
Si bien este tipo de factura ofrece beneficios importantes, es esencial conocer quienes deben facturar electrónicamente y qué parámetros deben cumplir para hacerlo.
Factura Electrónica: Beneficios y ventajas
Primeros Pasos: ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?
Según la normatividad nacional contemplada en el estatuto Tributario y resoluciones expedidas por la dirección de impuestos y aduanas nacionales (en especial la 0020 de 2019) deben facturar electrónicamente:
1. Los responsables del Impuesto sobre la Ventas –IVA
2. Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas
4. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial de la DIAN
5. Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE
Así, quienes se encuentran obligados a facturar electrónicamente deben como primer paso conocer según su actividad económica, la principal indicada en su registro único tributario RUT, las fechas de implementación obligatoria de esta modalidad. No todos los obligados deben hacerlo de inmediato, aunque muchas de las empresas por su tamaño y actividad económica ya lo han realizado o deben hacerlo pronto; otras tantas requieren iniciar procesos para implementar los sistemas de facturación en el transcurso del año 2020 o incluso hacerlo de manera voluntaria. Sea porque se está obligado o se implementa de forma voluntaria es necesario conocer y cumplir los requisitos de facturación electrónica en Colombia.
Como se ha mencionado hasta aquí los primeros son: Emitir facturas debidamente registradas y acorde a las exigencias de la DIAN, identificar si se está obligado a facturar electrónicamente y cuáles son las fechas para implementarlo según la actividad económica, y las características de la empresa, también se deben cumplir con los requisitos particulares de facturación electrónica que se detallan a continuación.
Requisitos particulares de la facturación electrónica.
1. Uso de un Software de Facturación electrónica.
Existen tres modalidades de software o programas para facturar electrónicamente. Es posible utilizar un software propio, diseñado para la empresa y sus necesidades particulares, en estos casos se trata de programas exclusivos, utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado o usar las herramientas que la DIAN pone a disposición de las empresas.
En todos los casos se debe surtir el proceso de habilitación, que se detalla más adelante. En caso de un software propio o de un proveedor, es esencial que se encuentre autorizado por la DIAN. Por eso quien presta la solución tecnológica debe brindar todas las garantías.
Si se opta por contratar proveedores especializados que ofrecen los servicios de software de facturación electrónica, estos proveedores tecnológicos deben: Ser responsables del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común, estar certificados en la norma ISO 27001 3 y tener un patrimonio mínimo (que se establece en unidades de valor tributario UVT) esto permite a la DIAN y a quien contrata los servicios especializados estar seguros de la solvencia e idoneidad de la empresa que provee el software para facturar.
2. Cumplir con el Formato de la DIAN.
La DIAN ha dispuesto un formato electrónico que debe utilizarse para la facturación electrónica:
a. El formato estándar de factura electrónico establecido por la DIAN está estructurado en XML, se construye usando el estándar UBL V2., tiene campos extensibles.
b. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
c. Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario.
3. Habilitación.
Es el proceso mediante el cuál se registra en el portal de la DIAN, la empresa que va a facturar electrónicamente. Su objetivo principal es dejar constancia de que se utilizará esta modalidad de facturación y señalar el software a utilizar. El programa que se utilice debe estar autorizado por la DIAN.
La habilitación tiene como principio establecer las condiciones del software que se ha elegido y se utilizará, lo que permite realizar las pruebas necesarias para garantizar que no haya inconvenientes en la facturación electrónica.
Es decir, facturar electrónicamente exige que ante la DIAN se habilite la empresa obligada a facturar, o que voluntariamente decide hacerlo, lo que implica especificar cuál programa utilizará y demostrar que dicho software cumpla con los requerimientos legales.
4. Firmas
La facturación electrónica requiere que la empresa que la implementa disponga de este mecanismo de validación, por tanto, las facturas emitidas deben estar firmadas; en este sentido se puede designar a unos responsables de firmar las facturas electrónicas, las firmas digitales o electrónicas tienen la misma validez de una firma autógrafa (convencional)
5. Información Adicional.
Cuando se envía la factura electrónica quien la recibe debe responder con un acuso recibo de esta.
En un tema con tantas exigencias e implicaciones se hace necesario la asesoría de expertos para lograr obtener los beneficios de implementar la facturación electrónica.
